Das Anforderungs- und Spezifikationsmanagement besteht aus einem standardisierten, formellen Prozeß zur Sammlung, Auswertung und Verfolgung von Spezifikationen. Heute wird hauptsächlich die Methode des Quality Function Deployment verwendet, um Anforderungen zu definieren, zu priorisieren und sie in technische Spezifikationen zu übersetzen. Innerhalb der QFD-Anwendung werden dabei auch Wettbewerbsprodukte analysiert und ihre Stärken und Schwächen als meßbare Größen definiert. Nachdem alle Spezifikationen bekannt sind muß gewährleistet sein, daß sie an alle beteiligten Bereiche übermittelt, und entsprechende Maßnahmen zu Erfüllung der Anforderungen ergriffen werden. Beispielsweise ist für die Gewährleistung einer hohen Oberflächengüte nicht nur die Fertigung sondern auch der Transport-, Verpackungs- und Versandbereich gefordert.
Bestehen bereits Fehlerbaumanalysen und Fehler Möglichkeits und Einfluß Analysen (FMEA) von Vorgängerprodukten, so werden auch sie genutzt, um Spezifikationen zu validieren oder vorhandene Erfahrungen in das neue Produkt einzubeziehen.
Zum Spezifikationsmanagement gehört auch, daß für die einzelnen Bereiche der Produktentwicklung logische Schnittstellen und entsprechende Schnittstellenspezifikationen definiert werden. Dies ist insbesondere bei komplexen, modular aufgebauten Produkten von Bedeutung.
Ist die Konzeptentwicklung abgeschlossen, werden alle Produktspezifikationen im Rahmen des sogenannten progressiven Design Freeze festgesetzt. Dieses verhindert, daß durch schleichende Spezifikationsänderungen nach Anlauf der Arbeit für die Serienentwicklung bereits getroffene Entscheidungen revidiert werden müssen und sich damit sowohl Projektdauer als auch Projektkosten vergrößern. Werden Spezifikationen mit Hilfe mehrerer Interaktionenschritte festgesetzt, muß das Spezifikationsmanagement gewährleisten, daß die Spezifikationssänderungen automatisch in alle beteiligten Bereichen verteilt, verfolgt und die Abfrage bei Meilensteinen und Design Reviews sichergestellt werden. Dies gilt insbesondere für Produkt- und Prozeßparameter, die als kritisch definiert wurden.
Ein weiterer Bestandteil des Spezifikationsmanagements ist darüber hinaus die Sicherstellung von Spezifikationen aus Life-Cycle-Betrachtungen, die neben allgemeinen Vorschriften für den Produktgebrauch, beispielsweise auch Aspekte der Recyclebarkeit, Umweltverträglichkeit und Gesundheitsverträglichkeit (Allergien, Atemwegsbeschwerden etc.) einbeziehen müssen.
Wichtig ist nicht zuletzt, daß ein Spezifikationsmanagement dazu beiträgt, daß alle in die Produktentwicklung involvierten Bereiche die einmal akzeptierten Herausforderungen als „ihre“ Spezifikationen verbindlich annehmen und eigenverantwortlich zu deren Erfüllung beitragen.